Du bist ganz frisch als Virtuelle Assistenz gestartet und bist bereits voll im Flow: Dein Außenauftritt steht, deine Dienstleistungen sind präsent und du bist bereits aktiv bei der Kundenakquise. Dann ist es nur eine Frage der Zeit, bis dein erstes Kundengespräch ansteht! 

Dein Erstgespräch als Virtuelle Assistenz mit neuen Kunden

Dein erster Interessent ist auf dich und dein Angebot aufmerksam geworden und ihr möchtet nun gemeinsam ein Erstgespräch terminieren. Wie aufregend! Ich kann mich noch genau an meine ersten Kundengespräche erinnern. Ich hatte eine riesige Angst davor. Bin ich kompetent genug? Hoffentlich weiß ich alle Antworten. Was ist, wenn ich zu teuer bin? Was kann ich überhaupt verlangen? Hoffentlich wird das nicht komplett peinlich… 

Gute Vorbereitung

Für ein erstes Kennenlernen bietet es sich an, dass du dir in deinem Kalender freie Timeslots einrichtest, die  du als Terminvorschläge dem Kunden zusenden kannst. 

Nimm hier gerne so 2-3 Terminvorgaben. Am besten vormittags, nachmittags und abends.

Richte dir außerdem deinen Arbeitsplatz vor dem Gespräch ein: Achte auf eine ordentliche und ruhige Umgebung. Organisiere dich so, dass du während dem Termin nicht gestört wirst (deine Kinder laden dich auf eine Haus-Party im Wohnzimmer ein) oder der Paketdienst klingelt. 🙂 Denke auch daran, für Wasser zu Sorgen! Gerade wenn man aufgeregt ist, kann das die Rettung sein! 

Richte Papier und Stift oder ein Word-Sheet für Notizen und lege dir die unten folgende Checkliste an Tipps bereit. Ich nutze für meine Kundengespräche immer eine Notiz App am Laptop und tippe mir dort alles Wichtige mit.

Mache einen Technik-Check: Ist dein Mobiltelefon geladen, falls ihr telefoniert. Ist dein virtueller Meetingraum frei bzw. eingerichtet? Sind deine AirPods geladen und gekoppelt? 

Soweit so perfekt! Administrativ hast du dafür alles in die Wege geleitet und der Interessent kann sich einen Termin mit dir buchen.

Aber was ist denn nun in einem Erstgespräch zu beachten und zu besprechen?

Wenn ich mich an mein erstes Kundengespräch zurück erinnere, war ich sehr aufgeregt. Es war wie bei einem Vorstellungsgespräch. Ich wusste nicht, was ich gefragt werde oder was ich selbst denn an Fragen vorbereiten sollte. 

Um dich zu unterstützen und dir in diesem Thema Sicherheit und auch eine kleine Checkliste an die Hand zu geben, habe ich dir die folgenden 5 Tipps für dein erfolgreiches Erstgespräch zusammengetragen. So kannst du vorbereitet und selbstsicher auftreten. 

„Wer jeden ansprechen möchte, der spricht am Ende niemanden an.“

Tipp 1:

Ein Gespräch auf Augenhöhe

Denke immer daran: Hier geht es um ein Gespräch zwischen zwei Unternehmern auf Augenhöhe. Es handelt sich hier nicht um ein Bewerbungsgespräch. Natürlich sollst du von dir überzeugen. Und wenn wir ehrlich sind, hast du das bereits getan: Durch dein Auftreten und dein Angebot hast du den Kunden bereits auf dich aufmerksam gemacht und Interesse für eine Zusammenarbeit geweckt!  🙂 

Auch dein Gegenüber sollte dich von sich überzeugen. Denn du solltest auch davon begeistert sein, für den Kunden arbeiten zu wollen. Ihr solltet auf einer Wellenlänge sein. 

Du bist in der tollen Position, dir das als Selbstständige aussuchen zu dürfen, mit wem du gerne die Zusammenarbeit starten möchtest!

Tipp 2:

Die Aufgabengebiete abstimmen

In eurem Austausch soll es darum gehen, in welchen Bereichen du den Kunden unterstützen sollst und kannst. Es ist wichtig abzustimmen, was deine Aufgaben sein werden und dass es sich um Dienstleistungen handelt, die du auch anbieten möchtest. 

Sei hier sehr transparent, was dein Angebot als VA beinhaltet und welche Aufgaben du nicht übernimmst. Natürlich kannst du auch weitere Tätigkeiten übernehmen und dich dann entsprechend in deinem Stundensatz steigern. Alles kann, nicht alles muss. Nach oben sind dir keine Grenzen gesetzt. 🙂

Tipp 3:

Die (vertraglichen) Rahmenbedingungen

Es ist wichtig, die vertraglichen Bedingungen mit deinem Kunden festzulegen. So sind auch beide Parteien abgesichert und ihr könnt auch beide unternehmerisch kalkulieren, was durch die Zusammenarbeit auf euch zukommt.

Somit ist nun zu besprechen, welchen Stundensatz du für dich und für bestimmte Aufgaben festgesetzt hast. Solltest du Pakete geschnürt haben, dann ist hier der Paketpreis zu nennen. Sofern du dich für die Kleinunternehmerregelung entschieden hast, teile dies deinem Kunden mit. Für ihn ist es wichtig zu wissen, ob es sich bei deinen Preisen um Netto- oder Bruttopreise handelt.

Du hast dich für die Selbstständigkeit und ein selbstbestimmtes Arbeiten entschieden und dir dein Business als VA aufgebaut. Demnach ist es an dieser Stelle wichtig, deine “Arbeitszeiten” in der Zusammenarbeit zu besprechen.

Kannst du die dir übertragenen Aufgaben flexibel bearbeiten oder ist es eventuell wichtig, Aufgaben in einem bestimmten Zeitfenster zu erledigen? Gegebenenfalls hast du Deadlines oder ihr bespricht Zeitfenster, in welchen dein Kunde weiß, dass er dich erreichen kann.

Dies kann durchaus etwas Positives sein: Denn du und dein Kunde, ihr habt Zeiten zum Austausch und für die Bearbeitung der Aufgaben. Die anderen Zeiten hast du fest eingeplant als Zeiten für dich oder für andere Aufträge.

Ebenso wichtig wird es sein, zu besprechen, welche Verträge ihr nutzt und in welcher Form ihr die Zusammenarbeit und Rahmenbedingungen festhaltet.

Tipp 4:

Die Zusammenarbeit definieren

Tausche dich mit deinem zukünftigen Kunden darüber aus, ob ihr regelmäßige Meetings abhalten möchtet oder wie der Kunde Updates über die Arbeitsprozesse wünscht.

Nutzt ihr ein Projektmanagement Tool?Ist es gegebenenfalls gewünscht, dass du an Meetings teilnimmst?

Es ist zu besprechen, ob der regelmäßige Austausch eher offline, also telefonisch oder sogar in Person oder online via E-Mail, WhatsApp etc. stattfindet.

Arbeitest du mit anderen VAs parallel zusammen? Bist du überwiegend selbstverantwortlich für die Erledigung der Aufgaben, möchte der Kunde in die einzelnen Schritte eingebunden sein oder genügt dem Kunden das Endergebnis.

Tipp 5:

Die Erwartungshaltungen abstimmen

Haltet in diesem Erstgespräch fest, welche Erwartungen dein Kunde hat, aber auch, was dir wichtig ist und was du von deinem Kunden erwartest. 

Hat sich dein Kunde auch dir gegenüber vorgestellt? Auch du darfst Fragen stellen und deinen Gegenüber besser kennenlernen. Was hat dein Kunde für Hobbies? Ein Lieblingsgericht oder einen Lieblingswein? 

Das Erstgespräch darf auch ruhig ein wenig Smalltalk sein, um ein freundschaftliches Miteinander zu schaffen und nicht nur den/die Unternehmer:in, sondern auch die Person dahinter kennenzulernen. 🙂

Zeig, wer du bist und was du kannst.

Authentizität in deinem Erstgespräch als Virtuelle Assistenz ist die beste Grundlage für eine lange Zusammenarbeit.

Schreibe dir währenddessen Notizen und nach dem Erstgespräch gegebenenfalls eine kleine Zusammenfassung.

Zum einen kannst du dir dann im Anschluss überlegen, ob du mit dem Kunden zusammenarbeiten möchtest und du kannst dem Auftraggeber im Nachgang zu eurem Gespräch auch eine Zusammenfassung über die angestrebte Zusammenarbeit und Rahmenpunkte per E-Mail zusenden. So habt ihr beide nochmal schwarz auf weiß über was ihr euch geeinigt habt und welche Aufgaben du übernimmst.

So seid ihr beide auf dem gleichen Stand und es kommt zu keinen Missverständnissen. 

Uiii – und nun drücke ich dir für dein erfolgreiches Erstgespräch ganz fest die Daumen und freue mich natürlich auch über ein Feedback von dir, wie dir meine Tipps weitergeholfen haben! 👍 🙂

Meine Tipps konnten dir jetzt schon mehr Sicherheit geben, aber du möchtest noch mehr Input? 

Du möchtest dein Business als VA mit meiner Unterstützung aufbauen?

In meinem Gruppenprogramm CREATE YOUR LIGHT gibt es einen kompletten Gesprächsleitfaden für dein Erstgespräch und du wirst perfekt auf die Kundengewinnung und die Zusammenarbeit mit deinen zukünftigen Kunden vorbereitet.