Von der Gründung bis hin zum Alltag als VA: Dir werden immer wieder Herausforderungen als Virtuelle Assistenz begegnen. Manche lassen sich schnell und einfach lösen, manche sind einmalig und manche kehren immer wieder zurück. Welche Herausforderungen es gibt und wie du damit umgehen kannst, zeige ich dir in diesem Beitrag. 

Auf welche Herausforderungen als Virtuelle Assistenz wirst du stoßen?

Als ich vor 3 Jahren als Virtuelle Assistenz gestartet bin, sah das alles noch lange nicht so strukturiert aus wie heute. So viel kann ich dir an dieser Stelle schon verraten. 😀 

Herausforderung 1:

Der Papierkram

Zunächst ist da der große Berg an Bürokratie und Papierkram, welchen du nun selbst bearbeitest und am besten von Anfang an gut strukturiert hältst. 

Ich habe mir direkt einen Ordner auf dem Laptop angelegt und dort Rechnungen und Verträge, die mit dem Business zu tun haben, immer in der Cloud abgelegt. So kann nichts passieren, auch wenn mein Laptop mal den Geist aufgibt. 

Für deine Buchhaltung kannst du auch ein separates Programm nutzen, um deine Rechnungen und Belege an einem Ort abzuspeichern. 

Du bist auch für die rechtliche Korrektheit der Verträge verantwortlich. Das kann einem ganz schön Respekt einflößen. ABER: Du bist damit nicht alleine. 

Sei mutig und sieh es auch als Chance, dich in diesen Bereichen weiterzuentwickeln. Hast du die Themen Vertragswesen und Datenschutz einmal zu Beginn deiner Selbstständigkeit verinnerlicht, kann dir so schnell keiner mehr was vormachen. 

Herausforderung 2:

Nach dem Papierkram ist vor dem Papierkram

Was tun, wenn der erste Kunde Interesse an einer Zusammenarbeit hat? 

Keine Sorge! Auch hier kannst du dich vorab informieren, welche Verträge für die Zusammenarbeit wichtig sind. Übrigens ist es nicht verpflichtend einen schriftlichen Vertrag abzuschließen. Auch eine mündliche Absprache zählt als Vertrag. 

Trotzdem ist es sinnvoll, die Eckdaten nach dem Kundengespräch aber mindestens noch einmal per E-Mail schriftlich festzuhalten, damit es nicht zu Missverständnissen kommt. 

Das ist mir mal beim Thema Preis passiert, ich habe keine E-Mail verschickt und meine Kundin hatte einen viel geringeren Preis am Telefon verstanden. Das war dann für beide Seiten natürlich super ärgerlich!

Herausforderung 3:

Die Kundensuche

Bis zur Zusammenarbeit mit deinem ersten Kunden muss es kein langer Weg sein! Gerne gebe ich dir hier einige Tipps zur effizienten und erfolgreichen Kundenakquise.

Hierzu zählen wir die Kundensuche, den Bewerbungsprozess mit deinen Dienstleistungen und deinem Portfolio und das Bewerbungsgespräch bzw. das erste Kennenlernen auf Augenhöhe, wie ich es gerne nenne.

Lass dich bitte NIE von deinen Zielen und Träumen abbringen, wenn du auf eine Bewerbung mal keine Rückmeldung bekommen hast. Ich habe diese Erfahrung auch gemacht und kann dir sagen, es lohnt sich immer weiter am Ball bzw. am Kunden zu bleiben. 🙂

Sammle Erfahrungen, probiere dich aus, teile in den Sozialen Medien deinen Fortschritt, deine Arbeitsprozesse und deine Dienstleistungen.

Tipps für den Anfang:

Suche dir Testkunden und sammle Erfahrungen. Lass dir von deinen Testkunden ein Testimonial geben und teile dieses in den Sozialen Medien. Oder werde Teil eines Praktikums bei anderen VAs. Diese nehmen dich mit auf ihre Reise und geben dir wertvolle Hilfestellungen für dein eigenes Business.

Je mehr Erfahrungen du gesammelt hast und sicherer du in deinem Auftreten nach außen wirst, desto mehr Bestandskunden wirst du betreuen. Du bist dann nicht mehr auf die aktive Kundengewinnung angewiesen und kannst durch dein wachsendes und professionelles Auftreten auch sicher Kunden durch Empfehlungen dazu gewinnen.

Aller Anfang ist schwer, aber du rockst das! Da bin ich mir sicher!

Und solltest du dir in dieser Anfangszeit eine Unterstützung wünschen, dann stehe ich dir in meinem Mentoring Programm CREATE YOUR LIGHT gerne zur Seite und begleite dich auf deinem Weg in dein selbstbestimmtes Leben.

Herausforderung 4:

Dein Zeitmanagement

Zum Start deiner Selbstständigkeit als VA wirst du sicher noch freie zeitliche Kapazitäten haben, um dich um deinen Außenauftritt und deine Weiterbildung zu kümmern. 

Mit einem wachsenden Kundenstamm wird dein Zeitmanagement zu einer Herausforderung werden. 

Es gilt deine Kunden zu betreuen, dich selbst weiterzuentwickeln, deinen Social Media Auftritt zu pflegen, eventuell hast du noch eine Festanstellung in Vollzeit oder Teilzeit, Kinder, Haushalt, Partner. Dies alles gilt es nun unter einen Hut zu bekommen.

Step by Step – ein strukturiertes Zeitmanagement

Und ganz wichtig: Belohne dich für dein grandioses Zeitmanagement in deiner Freizeit mit schönen Dingen. Triff Freunde, plane Familienausflüge, Wellness-Tage, ein tolles Abendessen oder genieße die freie Zeit mit einem Tee und einem Buch. Die dadurch gewonnene Energie wird dich in deiner Arbeit unterstützen!

Herausforderung 5:

Arbeiten allein zu Hause

Ich glaube, eine der größten Herausforderungen, der man sich als VA gegenüber sieht, ist das Arbeiten alleine zu Hause. 

Eventuell kommst du aus einem Vollzeitjob in einem Großraumbüro oder bist einem trubeligen Arbeitsalltag ausgesetzt gewesen. So hast du es schätzen gelernt, dich mit deinen Kollegen und Kolleginnen auszutauschen und soziale Kontakte zu pflegen. Als VA sitzt du nun zu Hause alleine an deinem Schreibtisch. 

Dies ist eine Herausforderung, der du gewachsen bist! Da bin ich mir sicher! In diesem Abschnitt möchte ich dir zeigen, was du gegen den Homeoffice-Blues tun kannst!

Ich wünsche dir ganz viel Freude und Spaß beim Kontakte knüpfen und wachsen! 🙂

Herausforderung 6:

Du bist jetzt deine eigene Chefin

Jetzt hast du schon einige Tipps erhalten, wie du mit Herausforderungen im VA Business umgehen kannst.

An dieser Stelle möchte ich dich nochmal daran erinnern, was du bereits erreicht hast und welcher großen Herausforderung du dich bereits gestellt hast:

Du hast dich dazu entschieden, in dein selbstbestimmtes Leben zu starten und dein eigenes Unternehmen zu gründen! Herzlichen Glückwunsch! Die größte aller Herausforderungen ist bereits geschafft! Darauf darfst du erstmal stolz sein!

Mindset und unternehmerisches Denken

Als Unternehmerin wirst du dich zunächst in deinem wachsenden Business erstmal um alles alleine kümmern. Dies bedeutet, du machst deine Buchhaltung, dein Marketing, die Kundenakquise, dein Social Media Management u.v.a. Und ganz “nebenbei” bist du noch Virtuelle Assistenz.

Deine Herausforderung wird es sein, stets unternehmerisch zu denken und an deinem Mindset zu arbeiten. Dies beginnt schon mit der Kalkulation des Stundensatzes.

Money-Mindset ist hier das Stichwort. Es ist wichtig, dass du dir immer im Hinterkopf behältst, was deine Ausgaben sind und vor allem, dass du diesen Stundensatz verdient hast. Es ist deine Zeit und deine Arbeit und diese sind es wert, entsprechend honoriert zu werden. Zum Thema Stundensatz darfst du auch gerne mal in diesen Blogbeitrag reinlesen.

Zum unternehmerischen Denken gehört es auch, dass du dir bewusst wirst, welche Aufgaben du eventuell auch abgeben kannst. Dies muss nicht direkt zu Beginn sein. Du wirst mit der Zeit merken, was deine Stärken und Schwächen im eigenen Business sind.

Investiere z.B. in einen Steuerberater, um steuerlich gut beraten zu sein und vor Fehlern geschützt zu werden. Das kann nämlich unter Umständen teuer werden.

Du bist nicht sehr kreativ? Dann nimm dir jemanden zur Hand, der deine Webseite schön gestaltet. Dies ist dein Aushängeschild bei der Kundengewinnung und ist die Investition sicherlich wert.

Und: investiere in Weiterbildungen, durch die du dein Dienstleistungsangebot und deine Expertise weiterentwickeln kannst.

Ich spreche hier bewusst nicht von Ausgaben, sondern von Investitionen. Denn hierbei handelt es sich um Geld, dass ganz sicher wieder zu dir zurückkommt! Ich spreche aus Erfahrung. 🙂

Du bist noch ganz am Anfang und möchtest auf deinem Weg begleitet werden? Kein Problem! Sichere dir meinen Step-by-Step Guide.

Damit bist du den Herausforderungen als Virtuelle Assistenz für deinen Start in die Selbstständigkeit gewachsen.

In meinem Step-by-Step Guide für 0€ teile ich mit dir meinen exakten 7 Schritte Fahrplan, wie du dir eine ortsunabhängige und selbstbestimmte Selbstständigkeit als Virtuelle Assistenz aufbaust.