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Hör auf, Backoffice VA zu sein – so wirst du wirklich gebucht

Was dich in hier erwartet, kann glaube ich für viele von euch ein echter Wendepunkt in eurer Selbstständigkeit sein.Denn heute erzähle ich dir etwas, das ich so oft beobachte und das so viele Virtuelle Assistenzen betrifft, gerade wenn sie am Anfang stehen oder schon eine Weile dabei sind, aber das Gefühl nicht loswerden, dass sie irgendwie nicht wirklich angefragt werden. Dieses Gefühl, unsichtbar zu sein. Sich zu bewerben, das Angebot rauszuschicken, auf Anfragen zu hoffen, und dann… nichts. Oder Absagen wegen des Preises. Oder Kunden, die sagen: „Ich überleg’s mir nochmal. Gerade hab ich noch nicht so ein Bedarf“

Ich erkläre dir heute, woran das liegt, was du konkret daran ändern kannst und welcher Weg dich dahin bringt, dass Kunden auf dich zukommen, anstatt dass du ihnen hinterherlaufen musst. Wir werden aufdecken, was dich blockiert und wie du da endlich herauskommst. Los geht’s.

Bietest du gerade Dinge an, die dein Kunde auch selbst tun könnte?

Ich möchte, dass du kurz ehrlich zu dir bist. Schau dir mal dein Angebot ganz genau an, oder was du anbieten möchtest, wenn du noch ganz am Anfang stehst. Sind das Dinge wie E-Mails beantworten, Termine koordinieren, Reiseplanungen, allgemeines Organisieren, Recherche, Rechnungen schreiben?

Klingt das vertraut?

Dann ist die Frage, die du dir jetzt stellen musst: Könnte dein Wunschkunde das theoretisch auch selbst machen?

Und die ehrliche Antwort ist: Ja. Meistens schon.

Das bedeutet nicht, dass es keinen Markt für diese Aufgaben gibt. Den gibt es. Aber es bedeutet, dass du dich in einem Bereich bewegst, in dem du sehr leicht ausgetauscht werden kannst. Durch jemanden, der günstiger ist. Durch jemanden, der gerade mehr Zeit hat. Durch ein Tool, das diese Aufgabe automatisiert. Durch die Praktikantin oder Minijobberin, die das mal eben übernimmt.

Das ist das eigentliche Problem hinter dem Gefühl, als Backoffice VA nicht wirklich gebucht zu werden.

Und ich sage das nicht, um dich zu entmutigen. Ganz im Gegenteil. Ich sage es, weil es so befreiend ist, wenn man das erstmal verstanden hat. Weil man dann aufhört, an sich selbst zu zweifeln, und anfängt, das Richtige zu verändern. Nämlich nicht sich selbst, sondern das Angebot.

Der klassische Einstiegsweg und warum er langfristig nicht funktioniert

Stell dir vor, du überlegst gerade, dich als Virtuelle Assistenz selbstständig zu machen. Du bist aufgeregt, ein bisschen nervös, und dann kommt die erste große Frage: Was biete ich eigentlich an?

Und was macht man dann? Man schaut, was man schon kennt. Was man in der Vergangenheit gemacht hat. Vielleicht hast du im Büro gearbeitet, Termine koordiniert, Mails beantwortet, Rechnungen geschrieben, ein bisschen Buchhaltung gemacht, Reisen geplant. Und dann denkst du dir: Okay, das kenne ich, das kann ich anbieten.

Das ist total nachvollziehbar. Das ist auch für den Start gar nicht verkehrt, weil du erstmal ins Tun kommst, lernst wie das mit Kunden funktioniert, erste Erfahrungen sammelst. Ich will das wirklich nicht schlecht reden, denn irgendwo muss der Anfang sein.

Aber das Problem entsteht, wenn du dort stehen bleibst.

Denn klassische Backoffice-Aufgaben, also dieses traditionelle Assistenz-Modell, haben einen entscheidenden Haken: Sie sind schwer zu skalieren und noch schwerer zu positionieren. Dein Kunde bezahlt dich dafür, dass du seine Zeit einsparst. 

Aber er kauft sich kein Wissen ein, das er selbst nicht hat. Er kauft sich Kapazität. Und Kapazität ist, wirtschaftlich gesehen, vergleichbar und ersetzbar.

Was passiert also? Du landest im direkten Preiswettbewerb mit jeder anderen Virtuellen Assistenz da draußen, die ähnliche Dinge anbietet. Und im Zweifel gewinnt die, die günstiger ist. 

Du kannst deinen Stundensatz kaum erhöhen, weil dein Kunde ja genau weiß, dass er das auch selbst machen könnte, wenn er wollte, und du ihn nur davon entlastest.

Das ist die Preisfalle. Und viele Virtuelle Assistenzen merken das erst, wenn sie mittendrin stecken. Wenn sie merken, dass sie viel arbeiten, aber trotzdem kaum vorankommen mit ihrem Business. Dass sie Kunden haben, aber das Gefühl nicht loswerden, jederzeit ersetzbar zu sein und auch nicht wirklich wertgeschätzt zu werden.

Genau da setzen wir heute an.

Was Kunden wirklich kaufen und wofür sie tatsächlich zahlen

Jetzt kommt der Kern dieser Folge. Und ich möchte, dass du das wirklich verinnerlichst, weil es so viel erklärt.

Es gibt zwei grundlegend verschiedene Gründe, warum jemand eine Virtuelle Assistenz bucht.

Grund eins: Der Kunde hat keine Zeit für eine Aufgabe, könnte sie aber selbst erledigen. Er kauft sich also Zeit und Kapazität.

Grund zwei: Der Kunde kann etwas schlicht nicht, oder zumindest nicht gut genug, und er braucht jemanden mit echtem Fachwissen, das er selbst nicht hat.

Und bei welchem der beiden wird mehr gezahlt?

Beim zweiten. Immer.

Wenn jemand weiß, wie man einen Funnel aufbaut, Automationen einrichtet, eine Verkaufsseite erstellt, einen Launch plant oder eine Instagram-Strategie entwickelt, dann löst das kein Kapazitätsproblem. Das löst ein Wissensproblem. Und für Expertenwissen zahlt man anders als für Zeit.

Lass uns das konkret machen, weil ich möchte, dass du das wirklich greifst. Eine Backoffice VA, die klassische Aufgaben wie Terminplanung, E-Mail-Management oder Recherche übernimmt, bewegt sich oft im Bereich von 15 bis 25 Euro die Stunde. Manchmal etwas mehr, aber selten über 30/35€. 

Jetzt schau mal, was passiert, wenn du dich spezialisierst. Eine Virtuelle Assistenz, die sich auf Email-Marketing spezialisiert hat und weiß, wie man Sequenzen aufbaut, Segmentierungen macht, Automationen einrichtet, kann problemlos 40, 50, 60 Euro die Stunde verlangen, manchmal sogar Paketpreise, die weit darüber liegen. 

Eine Tech-Virtuelle Assistenz, die Websites baut, Tools einrichtet, Systeme miteinander verbindet, ähnliches Bild. Eine Launch-Support-VA, die weiß, wie ein Produktlaunch funktioniert, was wann passieren muss und wie sie einen Kunden durch diesen Prozess begleitet, die ist in dieser Zeit für ihren Kunden Gold wert. Und der Preis spiegelt das wider.

Das ist kein Zufall und keine Glückssache. Das ist pure Logik. Wissen hat einen anderen Wert als Zeit. Und wenn du anfängst, echtes Expertenwissen anzubieten, veränderst du die Grundlage, auf der Kunden über dein Angebot nachdenken. Du bist dann keine Backoffice VA mehr, die gegen den Preis anderer konkurriert. Du bist eine Expertin, die etwas kann, das der Kunde braucht und nicht selbst hat.

Spezialisierung: Was es gibt, was gefragt ist und was verdient wird

Okay, warum die Backoffice VA es schwieriger hat, als Expertinnen VAs, das haben wir jetzt glaub ich verdeutlicht. . Aber jetzt kommt die Frage, die ich immer höre: Auf was soll ich mich denn bitte spezialisieren? Was gibt es überhaupt?

Sehr gute Frage. Ich habe gerade schon ein paar Sachen angerissen, aber ich möchte hier wirklich ausführlich sein, weil ich glaube, dass viele gar nicht wissen, wie viele Möglichkeiten es da draußen gibt.

Fangen wir an mit:

Social Media Management. 

Das ist wahrscheinlich die bekannteste Spezialisierung, und der Bedarf ist riesig. Aber, und das ist wirklich wichtig: Der Unterschied liegt im Detail. Ein bisschen was für jemanden posten, das ist keine Spezialisierung. Das kann jeder. Was Kunden aber wirklich brauchen und wofür sie zahlen, ist eine Virtuelle Assistenz, die eine echte Strategie entwickelt. Die weiß, welche Inhalte welche Ziele erfüllen. Die Reichweite aufbaut, Content plant, analysiert und optimiert. Das ist ein komplett anderes Angebot und wird auch komplett anders vergütet.

Ich sage das auch, weil Social Media gerne unterschätzt wird. „Ach, Instagram kann ich ja schon.“ Ja, privat nutzen und strategisch für ein Business einsetzen sind aber zwei sehr verschiedene Dinge. Und genau dieses strategische Wissen ist das, wofür Kunden zahlen.

Email-Marketing.

Wahnsinnig gefragt und ein riesiges Wachstumsfeld. Denn eine Email Liste ist eine wahre Goldgrube. Social Media Reichweite kann immer eingeschränkt werden oder die App kann vom Markt verschwinden, der Account gehackt werden. Eine Emailliste gehört dem Unternehmen. Und eine Email landet zu 100% immer im Postfach des Empfängers. Bei Instagram bspw. sieht nur ein Bruchteil der Follower den Content. Automationen, Sequenzen, und Willkommensserien bauen, Kampagnen erstellen, die Liste richtig zu Segmentieren. Das ist handfestes Wissen, das du dir aneignen kannst und das auf dem Markt sehr gefragt ist.

Launch-Support.

Das ist vielleicht eine der spannendsten Spezialisierungen überhaupt, weil sie so direkt am Herzschlag eines Online-Business sitzt. Wenn jemand ein Produkt, einen Kurs oder ein Programm launcht, dann ist das eine intensive Phase mit vielen beweglichen Teilen. Eine Virtuelle Assistenz, die diesen Prozess kennt und begleiten kann, ist in dieser Zeit unverzichtbar. Und wenn ein Launch gut läuft und der Kunde viel verdient, wird auch die Virtuelle Assistenz entsprechend vergütet.

Tech-Virtuelle Assistenz.

Technologie ist für viele Online-Unternehmer ein echtes Stressthema. Tools einrichten, Systeme miteinander verbinden, Automationen bauen, Membership-Bereiche aufsetzen. Das klingt für viele nach einem Rätsel. Wenn du da drin bist, wenn du Spaß an Tools und Technik hast, dann ist das eine Nische mit vergleichsweise geringer Konkurrenz und sehr hoher Nachfrage.

Websites und Landingpages.

Jeder braucht eine Website, jeder braucht Landingpages, und die wenigsten wollen oder können das selbst gut machen. Hier liegt echtes Potenzial, vor allem wenn du dich auf bestimmte Plattformen spezialisierst, zum Beispiel auf WordPress, Squarespace oder Kajabi.

Automationen und Projektmanagement.

Workflows automatisieren, Prozesse strukturieren, Tools wie Notion, Asana oder Clickup einrichten. Das ist ein wachsendes Feld, weil immer mehr Online-Unternehmer merken, dass sie Struktur und Systeme brauchen, um zu skalieren.

Online Business Managerin, kurz OBM.

Das ist so etwas wie die Königsdisziplin der virtuellen Unterstützung. Eine Online Business Managerin führt ein Team, behält alle Fäden im Blick, plant Launches, steuert Projekte, die ist auch technisch in den Tools eingearbeitet und ist die strategische rechte Hand des Unternehmers. Das ist kein Einsteigerlevel, aber es ist absolut ein Ziel, auf das du hinarbeiten kannst mit Stundensätzen von 100€ / Stunde.

Und dann gibt es noch die Podcast-Virtuelle Assistenz, also Unterstützung beim Aufnehmen, Schneiden, Veröffentlichen, Shownotes schreiben. Ein Bereich, der immer mehr Nachfrage findet, weil Podcasting als Medium so stark gewachsen ist.

Merkst du, wie viel da draußen möglich ist? Das ist keine Fantasie, das sind echte Rollen, die echte Online-Unternehmer jeden Tag suchen. Und die meisten dieser Bereiche erfordern kein Studium, kein Zertifikat, das du irgendwo erworben haben musst, sondern echtes, angewendetes Wissen.

Wie du herausfindest, worauf du dich spezialisieren solltest – und wie du das Wissen aufbaust

Okay, kommen wir jetzt zum praktischen Teil. Wie findest du heraus, was für dich passt?

Der erste Schritt ist eine Frage, die simpel klingt, aber wirklich wichtig ist: Was interessiert dich? Für was könntest du dich begeistern, auch wenn du noch nicht alles kannst?

Das klingt einfach, hat aber einen sehr praktischen Hintergrund. Wenn du etwas anbietest, für das du dich wirklich interessierst, lernst du schneller, bleibst dran, entwickelst dich weiter.

Also, welche der Spezialisierungen, die ich gerade genannt habe, hat bei dir innerlich etwas ausgelöst?

Der zweite Schritt: Schau, was du schon mitbringst. Du hast vielleicht bereits Erfahrungen aus deinem alten Job, aus Hobbys, aus Projekten, die du privat gemacht hast. Das zählt alles.

Wenn du privat schon jahrelang einen eigenen Instagram-Account betrieben und dabei gemerkt hast, dass du ein Gefühl für Content hast, dann bringst du schon ganz andere Grundlagen für Social Media Management mit, als du vielleicht denkst.

Der dritte Schritt: Schau, was am Markt gefragt ist. Das haben wir schon angeschaut. Sieh dir an, was Online-Unternehmer gerade suchen. Schau in Facebook-Gruppen, schau auf Jobbörsen für Freelancer, schau, was ausgeschrieben wird. Das gibt dir ein sehr reales Bild davon, wo der Bedarf gerade ist.

Und der vierte Schritt, der entscheidendste: Lern es wirklich. Nicht oberflächlich, sondern so, dass du es anwenden kannst.

Denn wenn du sagst „Ich spezialisiere mich jetzt auf Email-Marketing“, aber dann nicht weißt, wie eine Automatisierung aufgebaut wird, dann ist das keine echte Spezialisierung. Das ist nur eine andere Überschrift auf deinem Angebot. Du brauchst handfestes Wissen, das du deinen Kunden auch wirklich liefern kannst.

Und genau hier möchte ich dir etwas vorstellen.

Mein Mentoring-Programm Create Your Light hat sich in den letzten Monaten nämlich  massiv weiterentwickelt. Ich habe gemerkt, dass genau das die Lücke ist: Virtuelle Assistenzen wissen, dass sie sich spezialisieren sollten, aber sie wissen nicht, wo und wie sie sich das Wissen dafür aufbauen sollen.

Deshalb habe ich Create Your Light zu einer umfangreichen digitalen Marketing-Ausbildung ausgebaut.

In Create Your Light lernst du ab sofort nicht nur, wie du dein Business aufbaust, wie du Kunden findest und Preise setzt. Das alles ist natürlich weiterhin enthalten.

Aber du lernst jetzt auch konkret die Skills, die auf dem Markt wirklich gefragt sind:

Email-Marketing, Launch-Support, Tech-Aufgaben, Social Media, Websites und Landingpages, Automationen und Projektmanagement, und als großes Finale das Thema Online Business Management, das alles strategisch zusammenführt.

Das bedeutet: Du kannst mit Create Your Light eine umfassende Grundlage aufbauen, dir eine oder mehrere Spezialisierungen wirklich aneignen, und dann mit echtem Expertenwissen auf den Markt gehen.

Nicht als Berufseinsteigerin, die hofft, dass irgendwas anbeißt, sondern als jemand, die weiß, was sie kann, und das auch klar nach außen zeigen kann.

Du entscheidest dabei selbst, wohin du willst. Du kannst dich auf einen Bereich fokussieren oder mehrere kombinieren. Du kannst dich nach und nach weiterentwickeln, je nachdem was dich begeistert und was deine Kunden brauchen.

Und das Beste ist: Die Türen zu CYL sind aktuell geöffnet! Erstmalig mit den neuen Skill Modulen. Ich bin wirklich so aufgeregt und freue mich so sehr, meinen Teilnehmern dabei zuzusehen, wie sie sich von “alles ein bisschen” und Backoffice VAs hin zu echten Expertinnen entwickeln, die von Kunden mit Kusshand gebucht werden.

Wenn das für dich spannend klingt oder du noch Fragen zum Programm hast, dann buch dir jetzt einen Klarheitscall mit einer Virtuellen Assistenz aus meinem Team. Wir haben nämlich ein paar Termine freigeschaufelt, die wir diese Woche kostenlos anbieten können.

Das ist ein persönliches Gespräch, in dem ihr gemeinsam anschaut, wo du gerade stehst, was deine Ziele sind und welcher Weg für dich Sinn macht.

Ihr findet gemeinsam heraus, wie dein individueller Weg in die Selbstständigkeit aussehen kann, ob CYL das richtige für dich ist und ob du den Weg dann gemeinsam mit mir und CYL umsetzen möchtest oder die Klarheit aus dem Call mitnimmst und allein umsetzt, kannst du dann ganz entspannt entscheiden.

Ohne Druck, ohne Verkaufsgespräch. Wirklich nur Klarheit.

Deshalb, wenn du dich gerufen fühlst und deine Selbstständigkeit als Virtuelle Assistenz professionalisieren möchtet, weil du es wirklich ernst meinst und dir ein stabiles Online Einkommen aufbauen möchtest, dann buche dir jetzt deinen kostenlosen Klarheitscall, solange es noch freie Termine gibt. Die Kapazitäten sind nämlich stark begrenzt! Den Link packe ich dir wie immer auch noch in die Shownotes.

Das Wichtigste nochmal auf einen Blick

Gut, lass uns nochmal kurz zusammenfassen, was wir heute besprochen haben.

Erstens: Wenn du als Backoffice Virtuelle Assistenz startest, ist das für den Einstieg okay. Aber auf Dauer bringt dich dieser Weg in die Preisfalle, weil du Kapazität anbietest statt Wissen.

Zweitens: Kunden zahlen mehr, und zwar deutlich mehr, für Expertenwissen, das sie selbst nicht haben. Das ist der grundlegende Unterschied zwischen einer Backoffice VA und einer spezialisierten Virtuellen Assistenz.

Drittens: Es gibt so viele spannende Spezialisierungen da draußen. Social Media Management mit echter Strategie, Email-Marketing, Launch-Support, Tech, Websites, Automationen, Projektmanagement, Online Business Management. Du musst nur herausfinden, was zu dir passt.

Und Viertens: Wenn du das strukturiert und begleitet angehen möchtest, dir eine konkrete Anleitung wünschst, wie du dir nicht nur ein stabiles Einkommen als VA aufbaust, mit Kundengewinnung, Preise festlegen und allem was dazu gehört, sondern du dir darüber hinaus auch noch echte Expertise aufbauen möchtest, dann komm super gerne zu CREATE YOUR LIGHT:

Buch dir einfach deinen Klarheitscall, wenn du noch weitere Fragen zum Programm hast.

Ich hoffe wirklich, dass ich dir ein paar echte Impulse mitgegeben hab und dass du jetzt anders auf dein Angebot schaust. Wenn du das Gefühl hast, dass jemand aus deinem Umfeld, oder deine VA Business Buddy genau das gerade lesen sollte, dann teile den Artikel super gerne. Das hilft mir so sehr, mehr Menschen zu erreichen.

Bis zum nächsten Mal.