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Warum viele VAs den Durchbruch nicht schaffen – und wie du es anders machst

Heute geht es um die Frage, warum manche Virtual Assistenzen quasi über Nacht erfolgreich werden, während andere monatelang auf der Stelle treten oder – und das bricht mir echt das Herz – sogar komplett aufgeben.

Dieses Thema beschäftigt mich fast täglich in meiner Arbeit als Mentorin. Ich sehe so viele talentierte Menschen, die den Schritt in die VA-Selbstständigkeit wagen. Die voller Motivation und Träume starten. Und dann… ja, und dann passiert bei vielen erstmal… nichts. Keine Kunden, keine Aufträge, nur Frust.

Auf der anderen Seite durfte ich schon VA-Starter begleiten, die innerhalb weniger Wochen quasi ausgebucht waren. Und daher weiß ich, was sie anders gemacht haben, im Vergleich zu denen, bei denen es viel länger dauert.

Und genau deshalb machen wir heute diese Folge. Ich möchte dir die häufigsten Gründe zeigen, warum es manchmal einfach nicht klappen will. Und natürlich zeige ich dir auch, wie du diese Stolperfallen vermeiden kannst.

Damit es auch bei dir vorwärts geht und du schon bald die Stunden im Job kürzen oder ihn ganz an den Nagel hängen kannst!

Übrigens hab ich zu diesem Thema auch ein richtig umfangreiches, 0€ Videotraining erstellt. Da gehe ich noch viel tiefer in die einzelnen Punkte rein und zeige dir Schritt für Schritt, wie du ein erfolgreiches VA-Business aufbaust inkl. meiner Geheimformel, wie du kinderleicht und ohne dich verkaufen zu müssen, deine ersten Kunden gewinnst. 

Das Training wird es ein letztes Mal für dieses Jahr geben und kommt am 7.12. für weniger Tage online.

Melde dich also unbedingt an, wenn du das nicht verpassen willst. Anmelden kannst du dich unter juliajach.de/videotraining

Okay, dann wünsche ich dir viel Spaß mit der heutigen Podcastfolge!

Okay lass uns keine Zeit verlieren und direkt ins Thema einsteigen, warum es bei einigen Virtuellen Assistenzen und Freelancern viel länger dauert, sich erfolgreich am Markt zu etablieren und bei anderen sogar nie klappt. 

Unklare Positionierung

Der erste und absolut größte Grund, warum viele VAs nicht erfolgreich werden, ist die unklare Positionierung und fehlende Spezialisierung. 

“Ich unterstütze dich im Backoffice, damit du dich auf dein Kerngeschäft fokussieren kannst”. Dieser Satz ist so abgelutscht. Und ganz häufig ist das nicht der Hauptwunsch, den dein Kunde hat! 

Vor allem aber das größte Problem, viele bieten ihre Dienstleistung für alles und jeden an, aus der Angst heraus, jemanden auszuschließen.

Diese Art von “Positionierung” ist der sichere Weg in die Unsichtbarkeit. 

Ich erkläre dir auch, warum. Stell dir vor, du hast extreme Rückenschmerzen. Du kannst kaum noch sitzen, und jeder Schritt tut weh. Gehst du dann zu einem Arzt, der sagt „Ich behandle alles von Kopf bis Fuß“ oder suchst du gezielt nach einem Spezialisten für Rückenprobleme?

Klar gehst du zum Spezialisten! Warum? Weil du darauf vertraust, dass jemand, der sich auf ein Gebiet spezialisiert hat, dir besser helfen kann als ein Generalist. Ganz genauso bei Hautproblemen oder Zahnschmerzen. Und genauso ist es bei uns VAs.

Wenn auf deiner Website der klassische „Ich-mache-alles“-Text steht, dann spricht das einfach niemanden, der etwas bestimmtes sucht, an. Nehmen wir mal an, du hast vorher in einer Marketingagentur gearbeitet und bist auf Content-Planung spezialisiert. Dann kannst du dich z.B. auf „Content Management VA für Marketingagenturen” fokussieren.

Rate mal, was dann passiert? Marketingagenturen fühlen sich sofort verstanden, weil du als Expertin für diese Zielgruppe genau ihre Sprache sprichst. Du kennst ihre Probleme, Herausforderungen und Wünsche. Du weißt, wie Agenturen ticken, kennst die Abläufe, die Tools, die sie nutzen. Das ist ein mega Vertrauensbonus!

Und wenn du vorher eben noch nicht mit Marketingagenturen zusammengearbeitet hast, weil du aus einem Bereich kommst, in dem du deine Zielgruppe jetzt nicht wirklich siehst – dann kannst du dich ja immer noch darin einarbeiten und ihre Sprache, Probleme und Herausforderungen kennenlernen. Du musst das ja nicht von Anfang an mitbringen.

Aber ich höre jetzt schon den Einwand: „Ja aber Julia, wenn ich mich so eng spezialisiere, dann schränke ich mich doch total ein! Dann gehen mir doch massig potenzielle Kunden durch die Lappen!“

Genau dieses Denken ist einer der größten Denkfehler! Lass mich dir das mal an einem Beispiel erklären: 

Stell dir vor, du bist auf einem riesigen Marktplatz. Überall sind Stände, und alle rufen „Kommt zu mir! Ich hab alles, was ihr braucht!“ Mittendrin steht ein Stand mit einem großen Schild: „Die besten glutenfreien Backwaren“. Wer wird wohl mehr verkaufen? Klar, der spezialisierte Stand! Weil jeder, der glutenfrei leben muss, SOFORT dort hingeht.

Das Gleiche gilt für dich als VA. Wenn du dich spezialisierst, wirst du für deine Zielgruppe zur absoluten Nr. 1-Anlaufstelle. Du bist nicht mehr eine von vielen, sondern DIE Expertin für genau diesen Bereich.

Fehlende Zielgruppenanalyse

Der zweite große Stolperstein ist die fehlende Zielgruppenanalyse. Wie oft höre ich Sätze wie „Meine Zielgruppe sind Unternehmer“ oder „Ich spreche Selbstständige an“. Das ist ungefähr so, als würdest du sagen „Ich koche für Menschen, die essen“. 

Aber genauso, wenn du als Freelancer für Werbeanzeigen sagst “ich spare dir wertvolle Zeit, damit du dich aufs Kerngeschäft konzentrieren kannst.” 

Das ist übrigens ein Beispiel aus meinem Mentoring, deshalb konnten wir darauf auch gemeinsam eingehen und an der perfekten Zielgruppensprache feilen.

Denn wenn du Werbeanzeigen für Kunden schaltest, dann ist deren Hauptwunsch nicht Zeit zu sparen, sondern Reichweite und Sichtbarkeit zu gewinnen, potentielle Kunden zu erreichen, um am Ende Kunden zu gewinnen und ihre Umsätze zu steigern.

Das ist wie wenn du nach Italien fährst und versuchst, mit den Einheimischen Deutsch zu reden. Die meisten werden dich ratlos anschauen. Genauso ist es mit deiner Zielgruppe. Du MUSST ihre Sprache sprechen, ihre Probleme kennen, ihre Ängste verstehen.

Unregelmäßige Sichtbarkeit

Der dritte Punkt ist das ineffektive Marketing und die unregelmäßige Sichtbarkeit. Das ist wie mit dem Fitnessstudio – einmal hingehen bringt gar nichts! Du musst kontinuierlich dranbleiben. Ich sehe so viele VAs, die posten mal hier was, mal da was, dann wieder zwei Wochen gar nichts… Das funktioniert nicht!

Wenn du dich wunderst, warum nach drei Monaten noch keine Kundenanfragen kommen und wir uns dann mal deine Marketing-Aktivitäten anschauen und du innerhalb von 3 Monaten gerade mal 4 Beiträge hochgeladen hast…. Das ist, als würdest du alle drei Wochen mal kurz „Hallo“ in einen vollen Raum rufen und dich wundern, warum dich keiner wahrnimmt.

Marketing ist wie eine Pflanze – du musst sie regelmäßig gießen, damit sie wächst. Es reicht nicht, einmal im Monat einen Eimer Wasser drüber zu kippen. 

Es muss nicht immer ein super langer Beitrag sein – es reicht auch nur mal ein kurzer Tipp, ein Erfahrungsbericht oder ein Erfolg eines Kunden. Aber KONSTANT sichtbar zu sein, das ist es worauf es ankommt. 

Eine Einstellung, die viele auch mitbringen ist, dass sie nicht die Extra-Meile gehen. Sie wollen keine “Klinken putzen”. 

Aktiv auf sich aufmerksam zu machen und potentielle Kunden anzuschreiben, ist Aufwand. Aufwand, der meistens keinen Spaß macht. I get it. 

Aber nur, wer auch bereit ist, am Anfang die Extra-Meile zu gehen – dann, wenn die Sichtbarkeit über Social Media noch nicht so groß ist, Kunden einen noch nicht weiterempfehlen, das Netzwerk noch nicht so ausgebaut ist, usw. Nur dann wirst du auch schnelle Erfolge sehen können. 

Die meisten sind aber nicht bereit, diese Arbeit da reinzustecken. Dann wird’s aber eben auch nichts mit dem Erfolg.

Mangel an Selbstbewusstsein

Dann kommen wir zu einem Thema, das mir besonders am Herzen liegt: der Mangel an Selbstbewusstsein. 

Wie oft höre ich Sätze wie „Aber ich bin doch noch Anfängerin“ oder „Wer bin ich schon, dass ich solche Preise verlangen kann?“

Wenn du z.B. 15 Jahre Erfahrung als Office Managerin in einem großen Unternehmen mitbringst. Blind mit SAP umgehen kannst, jahrelang Termine und Reisen koordiniert hast, komplexe Excel-Tabellen erstellen kannst. Dann brauchst du dich nicht mit einem Stundensatz von 25€ „erstmal am Markt etablieren“.

Das ist so, als würdest du einem erfahrenen Koch sagen „Fang erstmal an, Bratwürste zu braten, bevor du ein Fünf-Gänge-Menü kochst“ – obwohl er das schon hundertmal gemacht hat! Deine Erfahrung wird nicht plötzlich wertlos, nur weil du jetzt selbstständig bist.

Du verkaufst nicht deine Zeit als VA, sondern deine – manchmal schon jahrelange – Expertise! 

Aber auch als Quereinsteigerin, wenn du dir neue Skills und Kenntnisse angeeignet – was zählt, ist das Ergebnis für deinen Kunden und nicht wie viele Jahre du das schon gemacht hast. 

Wenn das Ergebnis stimmt und der Wert für den Kunden klar wird, dann ist es das deinem Kunden auch wert, dafür hohe Preise zu zahlen.

Fehlendes Fundament

Der nächste große Stolperstein ist das fehlende Fundament. Viele denken, sie können einfach loslegen und alles wird sich schon irgendwie ergeben. 

Ich sage immer: Ein VA-Business aufzubauen ist wie ein Hausbau. Du brauchst einen Plan, bevor du anfängst zu bauen! 

Du brauchst ein Fundament, auf dem das Haus errichtet wird. Auf dem die Wände hochgezogen werden. Dann werden Türen und Fenster eingebaut. Ein Technik- und Hauswirtschaftsraum erstellt. Usw. Und erst dann kommt das Dach. Das Dach, das dich vor Wind und Wetter schützt, dass aus dem Haus ein zu Hause macht, in dem du wohnen kannst.

Viele wollen im Business-Aufbau aber direkt mit dem Dach anfangen – nämlich mit der Frage: Wo finde ich Kunden? 

Wenn du aber die Vorarbeit nicht geleistet hast, dir Strukturen geschaffen hast, die Räume angelegt hast für Organisation & Zeitmanagement, Marketing, Technik, Datenschutz, Zielgruppenrecherche usw., dann kann dein Business auf lange Sicht nicht funktionieren.

Du baust dir schließlich ein Unternehmen auf und möchtest nicht nur in deiner Freizeit nebenebei mal hier und da einen Auftrag annehmen, falls es sich ergibt.

In meinem kostenlosen Videotraining zeige ich übrigens genau, wie du dieses Fundament aufbaust, was alles dazu gehört UND meine Geheim-Formel wie du kinderleicht, ohne dich verkaufen zu müssen, deine ersten Kunden gewinnst.

>> Melde dich jetzt an, wenn du das Videotraining nicht verpassen möchtest.

Es kommt am 07.12. letztmalig für dieses Jahr online! 

Mangelnde Ausdauer

Dann kommen wir zu einem Punkt, den man nicht unterschätzen darf im Business Aufbau. Ungeduld und mangelnde Ausdauer. 

Ich hatte letztens ein Gespräch mit einer VA, die nach zwei Monaten total demotiviert war und am liebsten aufgeben wollte. Das ist, als würdest du einen Samen pflanzen und nach einer Woche sagen „Hier wächst ja gar nichts, ich hör auf zu gießen.“

Wusstest du, dass Bambus in den ersten paar Jahren fast gar nicht wächst? 

Je nach Bambusart kann das Wurzelsystem nämlich mehrere Jahre benötigen, um sich auszubreiten und die Nährstoffe für das schnelle Wachstum aufzunehmen. In dieser Zeit sieht man oberhalb der Erde oft nur wenig oder gar keinen Fortschritt.

Du musst dich aber dennoch um die Pflanze kümmern, sie gießen, sie pflegen. 

Sobald die Pflanze dann bereit ist, kann Bambus innerhalb kurzer Zeit massiv in die Höhe schießen – manche Arten können tatsächlich bis zu 30 cm am Tag wachsen!

Und damit gehören sie zu den am schnellsten wachsenden Pflanzen weltweit! Bis es dazu aber kommt, braucht sie Zeit und Ausdauer.

Ein Business aufzubauen braucht ebenfalls Zeit! Das ist keine theoretische Weisheit, das ist die knallharte Realität. 

Aber die, die durchgehalten haben? Die leben heute ihr Traumleben als VA!

Fehlende Weiterbildung

Und das bringt uns zum letzten Punkt: fehlende Weiterbildung. Der Markt verändert sich ständig! Was gestern noch top war, ist heute schon veraltet. Ich sehe so viele VAs, die denken „Ich kann ja Word und Excel, das reicht“. Nein, tut es nicht!

Ob das neue Tools sind, Marketing-Strategien oder Branchenwissen der Zielgruppe – du musst am Ball bleiben. Deine Kunden werden dich dafür lieben! Denn sie wissen genau: Bei dir sind sie immer auf dem neuesten Stand.

So, und jetzt kommt der wichtigste Teil: Was kannst DU aus all dem lernen? 

Ganz einfach: Alle diese Fehler sind vermeidbar! Du musst das Rad auch nicht neu erfinden – ich habe einen bewährten Weg, wie du dein VA-Business erfolgreich aufbaust.

In meinem kostenlosen Videotraining zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du:

– Deine Zielgruppe wirklich verstehst

– Ein effektives Marketing aufbaust

– Dein Selbstbewusstsein stärkst

– Und vor allem: Wie du durchhältst und erfolgreich wirst!

Melde dich jetzt zum 0€ Videotraining an – das letzte Mal in diesem Jahr! Wenn du 2025 als erfolgreiche VA durchstarten willst, dann geh jetzt auf juliajach.de/videotraining und trag dich ein. 

Dieses Videotraining kostet dich echt keinen Cent, weil ich möchte, dass auch DU zu den erfolgreichen VAs gehörst. Zu denen, die ihre Träume leben und nicht vorzeitig aufgeben.

Okay Leute, das war’s für heute! 

Ich hoffe, diese Folge hat dir die Augen geöffnet und dir gezeigt, wo du vielleicht noch nachjustieren kannst. 

Vergiss nicht, dich zum 0€ Videotraining im Dezember anzumelden.

Bis zum nächsten Mal, deine Julia!