Was es braucht, um als Virtuelle Assistenz erfolgreich zu starten

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In dieser Folge möchte ich dir zuerst einmal erklären, was die virtuelle Assistenz überhaupt ist, um dann mit dir gemeinsam zu erkunden, was du für deinen erfolgreichen Start benötigst.

Denn auch, wenn die Möglichkeit als Freelancerin oder Virtuelle Assistenz anzufangen  relativ niedrige Einstiegsbarrieren hat – weil du einfach kein riesiges Startkapital brauchst, bist du damit trotzdem selbstständig, und zwar mit allen Rechten und Pflichten.

Und ja, es kann schnell gehen, dass du deinen ersten Kunden gewinnst – das kann innerhalb weniger Tage oder Wochen der Fall sein! 

Aber wenn die Selbstständigkeit auf lange Sicht auf einem stabilen Fundament aufgebaut sein soll und du nicht alle paar Wochen, weil ein Kunde vielleicht mal abspringt, in Existenzängste geraten möchtest, dann solltest du unbedingt die Vorarbeit leisten! 

Und die ist eben nicht mal eben in 2 Tagen erledigt, oder in einer Podcast Folge abgehandelt, sondern ist oftmals auch ein Prozess, der sich auch auf dem Weg mit entwickelt.

Ganz Vieles kannst du nämlich vorher noch gar nicht wissen. Eins meiner liebsten Zitate, Klarheit kommt von Handeln und nicht von denken. 

Das heißt, du wirst in 2 Jahren noch an der selben Stelle stehen, wie heute, wenn du nicht anfängst, Schritt für Schritt loszugehen und zwar bei Schritt 1 und nicht Schritt 7. 

Was ist die Virtuelle Assistenz überhaupt?

Eigentlich handelt es sich bei der Virtuellen Assistenz um einen Modebegriff aus den USA – die Virtual Assistant ist im Grunde nämlich nichts anderes als ein Freelancer, mit dem Unterschied, dass sie auf jeden Fall digital für ihre Auftraggeber arbeitet. 

Eine Freelancer kann ja auch vor Ort und “offline” tätig sein. 

Was ist also eine Freelancer? Vielleicht hast du den Begriff bisher noch nicht gehört. Ein Freelancer oder eine Freelancerin arbeitet auf selbstständiger Basis für Auftraggeber und schreibt daraufhin eine Rechnung. Er oder sie ist also nicht angestellt und damit selbstständig.

Dadurch, dass die Virtuelle Assistenz aber digital unterwegs ist und als freie Mitarbeiterin weder orts- noch weisungsgebunden ist, bietet ihr das die Möglichkeit von überall aus zu arbeiten. 

Zusammengefasst heißt das also, du unterstützt Selbstständige und Unternehmen dabei, Aufgaben zu übernehmen, die nicht zu deren Kerngeschäft gehören.

Das kann sein, dass du für deinen Kunden Administrative Tätigkeiten übernimmst, wie Recherche Arbeiten, das Erstellen von Präsentationen oder das Ablegen von Rechnungen. Aber auch Emails zu beantworten oder Reportings zu erstellen, können in diese Tätigkeitsbereiche fallen. Im Grunde alles was im “Backoffice” also im Hintergrund, um das Unternehmen operativ am Laufen zu halten. 

Was genau du in diesem Bereich anbieten möchtest, ist dabei ganz dir überlassen. Es kann auch sein, dass dein Kunde oder dein Kundin dich fragt, ob du zusätzlich noch Aufgabe xy übernehmen würdest – hier kannst DU entscheiden, ob du darauf Lust hast oder nicht. 

Aber das ist nicht der einzige Bereich, den du als Virtuelle Assistentin anbieten kannst, deiner Fantasie sind dabei keine Grenzen gesetzt!! 

Es gibt wirklich so viele unterschiedliche Dienstleistungen. Und ganz ehrlich, meine Dienstleistung habe ich auf keiner dieser Listen entdeckt, die es im Internet zu finden gibt.

Was ich dir damit sagen will – Blicke ruhig mal über den Tellerrand hinaus:

Denn solange es einen Kunden gibt, der bereit dazu ist, dir Geld zu bezahlen, wenn du ihnen diese Aufgabe abnimmst, kannst du das als Dienstleistung anbieten.

Überlege mal. Was macht dir total viel Spaß? Und wenn du vielleicht jetzt noch nicht weißt, ob dir jemand dafür Geld bezahlen würde, dann find es heraus! Es wäre doch zu schade, wenn du eine Tätigkeit liegen lassen würdest, die dich unglaublich erfüllen würde, nur weil du jetzt und heute noch nicht weißt, wie du das umsetzen kannst. 

Okay, aber was brauchst du denn, um loszulegen? 

Was brauchst du, um erfolgreich als Virtuelle Assistenz zu werden?

Zuerst einmal, brauchst du eigentlich nur einen Laptop und ein Handy. Das wars. Okay Internet wäre gut. Das kann auf Reisen manchmal tatsächlich schwierig sein, wie ich letztes Jahr auf Bali feststellen durfte. 😀

Aber das ist halt das Coole. Bei den meisten anderen Businesses ist es damit nämlich noch nicht getan. Zumindest hast du da nicht die Chance innerhalb weniger Wochen Kunden zu gewinnen, mit denen du über einen längeren Zeitraum als festes Teammitglied zusammenarbeiten kannst. Und somit feste, planbare, regelmäßige Einnahmen erzielst.

Aber dafür ist es wichtig, dass du dir erstmal ein solides Fundament baust. 

Denn wenn du nicht die Vorarbeit machst, wirst du später Probleme haben, regelmäßig Kunden zu gewinnen. Und dann wird sich deine Selbstständigkeit alles andere als easy und schön anfühlen. Weil du nämlich überhaupt nicht weißt, wo du sie suchen oder wie du sie ansprechen sollst. 

Die meistgestellte Frage ist: Wie und wo finde ich Kunden?

Das ist aber erst Schritt 7! 

Fängst du bei einem Hausbau auch zuerst mit dem Dachdecken an? 

Worauf sollst du die Dachziegel überhaupt befestigen? 

Damit ein Haus stabil ist und Wind, Wetter und auch Stürme überlebt (und die wird es auch in deinem Business geben), braucht es ein solides Fundament, stabile Wände und dann irgendwann kommt das Dach. Ohne das Dach würde auch dein Haus wenig bringen, du würdest nass werden, hättest keinen Schutz vor der Kälte. 

So ist es auch in deinem Business. Ohne Kunden überlebt dein Business nicht. Aber ohne das Fundament wirst du auch keine Kunden finden und dich in deinem Business sicher und geborgen fühlen können. Kundenakquise wird sich immer schwer anfühlen, wenn du deine Hausaufgaben nicht gemacht hast und wenn dir mal ein Kunde wegbricht, kommen Existenzängste in dir hoch.

Vielleicht sagst du dann irgendwann “Ach das mit der Virtuellen Assistenz, das klappt einfach nicht. Das ist nichts für mich”. Oder noch schlimmer und wovor wir alle am meisten Angst haben, es kommt der Tag an dem du feststellst: du bist gescheitert. 

Dabei bist du die Sache einfach nur falsch angegangen. 

Denn ich bin der Meinung, eine Selbstständigkeit aufzubauen, ist erlernbar. 

Eine Selbstständigkeit ist nichts für jeden – weil manche Menschen vielleicht gar nicht zu 100% selbst für sich verantwortlich sein wollen. Und es gut finden, wenn der Chef sagt, was zu tun ist.

Aber wenn du sagst, DOCH, ich möchte 100% selbstbestimmt sein! Arbeiten von wo ich will, wann ich will, mit wem ich will. Ich habs satt das Gefühl zu haben mein Potential zu verschenken. Ich möchte niemanden Rechenschaft schuldig sein und bin bereit Eigenverantwortung zu übernehmen!

Dann kannst du dir das nötige Wissen aneignen, um dich erfolgreich als VA selbstständig zu machen!

Du sagst zu einem Kind, das gerade Fahrrad fahren lernt und einmal hingefallen ist und sich schwer tut damit, das Gleichgewicht zu halten, dass es lieber nicht Fahrrad fahren sollte, oder? 

Klar, eine Selbstständigkeit ist jetzt nicht so einfach zu erlernen wie Fahrradfahren. Aber auch Fahrradfahren kommt uns nur so leicht vor, weil es uns mittlerweile in Fleisch und Blut übergegangen ist. Das war nicht immer so. Nur hatten wir als Kinder nicht so viel Angst davor, hinzufallen. Kinder haben eine unglaubliche Gabe, die Welt zu entdecken, ohne dass sich die ganze Zeit der Kopf einschaltet, der sagt “ohh uuuuh das würde ich mir ja lieber 2x überlegen. Was ist, wenn du doch nicht so hoch springen kannst? Oder du sogar hinfällst??”

Als Erwachsene haben wir einen wunderbar klugen Kopf mit vielen Stimmen, Ängsten und Zweifeln, die uns sagen, das wir das lieber lassen sollten. Und warum unsere Idee doch jetzt eigentlich schon zum Scheitern verurteilt ist – oder zumindest was die ganzen unzähligen Risikren dabei sind.

Wir fokussieren uns oftmals auf die PROBLEME, die entstehen KÖNNTEN und nicht auf die MÖGLICHKEITEN, die wir GEWINNEN können. 

Bestes Beispiel, wir haben Ende letzten Jahres eine Ferienwohnung in Berlin aufgemacht – als ich mich mit anderen Leuten über unsere Suche nach einer Reinigungskraft unterhalten habe, war ihr erster Gedanke “Ja aber heutzutage ist das ja so schwer, jemanden zu finden, der sich dann nicht extra viel Zeit lässt und zuverlässig ist.”

Ein weiteres Beispiel: als wir im Baumarkt waren, um für die Ferienwohnung einzukaufen, sind wir an den Feuerlöschern vorbei gelaufen und ich meinte: “ah ich hab gelesen, man kann auf dem Buchungsportal angeben, ob man einen Feuerlöscher hat – wollen wir einen für die Ferienwohnung mitnehmen?” 

Und die Antwort war “Oh Gott, nicht dass sich damit jemand einen Spaß erlaubt und das Ding in der ganzen Wohnung verteilt.” 

“Also es ist besser dass die Gäste im Fall des Falls verbrennen oder die ganze Bude abfackeln, bevor wir das Risiko eingehen, dass das Teil jemand missbräuchlich nutzen könnte? Und wir dann mit Schadensersatz und Versicherung kommen müssten im Zweifelsfall?”

Wenn man das Ganze mal so umdreht: WAS WÄRE WIRKLICH DER WORST CASE?!

Das etwas schief geht und jemand den Feuerlöscher falsch nutzt? Oder wäre der Worst Case nicht, dass jemanden etwas passiert?

Oder auf dich und dein Business bezogen. Was wäre hier der Worst Case?

Dass du es probiert hast, unterwegs auf Hindernisse und Herausforderungen stößt und im Zweifelsfall irgendwann sagst “Das ist nichts für mich” oder dass du dein Leben lang so weitermachst wie bisher und es gar nicht erst versuchst?

Wo stehst du emotional, finanziell und vielleicht auch gesundheitlich in 5, 10 oder 20 Jahren, wenn du nichts an deiner heutigen Situation veränderst?

Ja, eine Selbstständigkeit, auch als Freelancerin ist nicht mal ebenso nebenbei aufgebaut, ich poste mal in einer Facebook Gruppe kurz mein Angebot und dann fliegen die Kunden zu mir.

Es wäre schön, wenn es so einfach wäre, ist es aber nicht. Sorry. 

Aber es ist nichts, das du nicht schaffen und bewältigen kannst. Und was sich dann irgendwann leicht anfühlen darf. 

Wir haben so ein großes Privileg in Deutschland zu leben. Wir haben so viele Möglichkeiten, kostenlose Lernangebote und ein soziales Sicherheitsnetz, das uns auffängt. Wir landen nicht auf der Straße und nagen am Hungertod.

Unsere eigentliche Angst ist es nämlich (meist vorrübergehend) sozial abzusteigen und nicht unseren Lebensstandard von heute halten zu können. Doch wie realistisch ist diese Wahrscheinlichkeit überhaupt? Oder wie gravierend schlimm, wenn das für eine gewisse Zeit passieren, sollte.

Das Schöne an der Virtuellen Assistenz ist ja sogar, dass du nicht mal von Anfang an All-In gehen und direkt deinen Job kündigen musst. Das heißt du kannst anfangs die Sicherheit deines Jobs behalten! Deine Sozialbeiträge werden weiterhin von deinem Job bezahlt und du hast ein festes Einkommen mit dem du monatlich rechnen kannst.

Du kannst dir das Business auch wunderbar nebenberuflich erstmal aufbauen, die Sicherheit aus deinem Job weiterhin mitnehmen und dann Stück für Stück deine Stunden reduzieren oder kündigen, wenn du regelmäßig genug Kunden hast. 

Das heißt, du brauchst vor allem Mut und ein starkes WARUM. 

Mut, weil du immer auch unbequeme Entscheidungen treffen und neue Dinge tun musst, die du noch nie getan hast und die auf den ersten Blick erstmal ein ziemlich mulmiges Gefühl bei dir hinterlassen.

Zum Beispiel in eine Instagram Story zu sprechen oder mit einem potentiellen Kunden zu telefonieren und ihn von dir und deinem Können überzeugen. 

Aber wenn du das nicht machst, auch wenn es dir eine riesige Angst bereitet, dann wird sich in deinem Leben auch nichts verändern.

Mut ist wie ein Muskel und der wird nur stärker, wenn du ihn trainierst. Und wie machst du das? In dem du die Angst akzeptierst und es trotzdem losgehst. Und von dieser Erfahrung wirst du dann stärker hervor gehen und mit jedem Mal weniger Angst haben – weils Routine wird.

Und wofür brauchst du dein Waum? Ganz einfach, wir Menschen haben in der Regel 2 Motivatoren – die WEG VON Motivation und die HINZU Motivation.

Meistens ist die WEG VON Motivation stärker als die HINZU. 

Also weg von dem nervigen Job, dem unfreundlichen Chef, den Strikten Arbeitszeiten

HINZU dem ortsunabhängigen und freien Leben, nach den eigenen Regeln, den eigenen Bedürfnissen

Nur wenn du weißt, warum du das machst – nämlich wohin du willst, oder warum du aus deiner jetzigen Situation weg willst, nur dann kannst du dir das immer wieder vor Augen halten, auch wenn es mal schwer wird – denn das wird es werden – und die Motivation und das Durchhaltevermögen aufbringen loszugehen und Dinge umzusetzen. 

Alright, so viel erstmal zum Thema, was die Virtuelle Assistenz ist und was du dafür brauchst um dich als VA erfolgreich selbstständig zu machen. 

Fassen wir noch einmal kurz zusammen: 

Die Virtuelle Assistenz ist eine Freelancerin, die auf selbstständiger Basis mit Auftraggebern zusammen arbeitet und eine Rechnung schreibt. Sie ist nicht weisungsgebunden und daher kann sie zeit- und ortsunabhängig arbeiten.

Was du auf jeden Fall brauchst, um erfolgreich zu werden ist natürlich neben einem Laptop, Handy und Internet. Vor allem aber Mut, Entscheidungen zu treffen und wirklich in die Umsetzung zu kommen.

Und ein starkes Fundament auf dem deine Selbstständigkeit aufgebaut wird, mit dem die Kundenakquise überhaupt erst nachhaltig möglich ist. 

Wie dieses Fundament aussehen sollte, das erfährst du in meinem Step-by-Step Guide mit dem Titel “Raketenstart in die Virtuelle Assistenz„. Den kannst du dir wenn du mehr zum Thema Virtuelle Assistenz erfahren möchtest und wissen willst, wie du jetzt konkret loslegen solltest sehr gerne für 0€ herunterladen.