Warum dir ein Portfolio als Virtuelle Assistenz mehr Kunden bringt

Hand aufs Herz – wie viele Bewerbungen hast du schon erfolglos rausgeschickt? Und teilweise vielleicht nicht mal eine Antwort bekommen? Das ist so frustrierend, oder? In jede Bewerbung steckst du dein Herzblut und im besten Fall bekommst du gerade so eine knappe Antwort mit der Absage. 

Dann ist es vielleicht an der Zeit, deinen Bewerbungsprozess zu überdenken und zu optimieren. Frag dich einmal, wie bewirbst du dich auf Jobausschreibungen? Ganz klassisch mit Lebenslauf und Motivationsschreiben? Viele Unternehmer (mich eingeschlossen) finden das unglaublich altmodisch und haben gar keine Zeit dazu, sich das alles durchzulesen. 

Oftmals interessiert deinen Kunden auch überhaupt gar nicht, was du schon alles in deinem Leben gemacht hast. Viel wichtiger sind da Referenzen, bezogen auf das jeweilige Jobgesuch. Und da kommt dein Portfolio ins Spiel.

Was ein Portfolio für Virtuelle Assistenzen ist und warum das so wichtig für eine erfolgreiche Bewerbung ist, erfährst du in diesem Artikel. Lies ihn auf jeden Fall bis zum Schluss, denn da warten noch Bonus Tipps über die 3 häufigsten Fehler bei Portfolios auf dich.

Was ist ein Portfolio als Virtuelle Assistenz?

Ein Portfolio wird häufig im Bereich Fotografie oder Grafik Design benutzt. Es ist eine (oft mehrseitige) Darstellung von Dingen oder Projekten, meist als PDF, das die eigenen Arbeiten und Fähigkeiten präsentieren soll. Der Begriff Portfolio wird aber auch im Immobilienbereich oder im Aktienbereich verwendet. Dort handelt es sich dann um die jeweiligen Immobilien oder Aktien einer einzelnen Person oder Firma. 

Dein Portfolio als Virtuelle Assistenz ist also deine digitale Visitenkarte oder Flyer mit Infos zu dir, deinem Angebot, deinen Fähigkeiten und deinen Referenzen. Mit einem Blick kann der potentielle Kunde erfahren, welche Dienstleistung du anbietest und was deine Stärken sind. 

Das Schöne daran ist, so brauchst du auch erstmal überhaupt keine Website, um erste Kundenaufträge zu generieren. Dein Portfolio übernimmt hier die Aufgabe der Website für dich. (Zumindest im ersten Schritt und solange du dich aktiv bei Kunden bewirbst. Im weiteren Verlauf deines Businesses kann dir deine Website noch sehr viel Arbeit abnehmen, sodass Kunden dich finden können. Aber dazu ein anderes Mal mehr).

Die Vorteile eines Portfolios

Wettbewerbsvorteil

Hast du dir ausgiebige Gedanken über dein Portfolio gemacht und es einzigartig gestaltet, kann es dir einen klaren Wettbewerbsvorteil bringen. Vor allem, wenn es aus der Masse heraussticht und alle wichtigen Infos zu deinem Angebot mitbringt. Das ist deine Chance im Gedächtnis deines potentiellen Kunden zu bleiben.

Überblick und Zeitersparnis

Der Kunde hat damit ebenfalls einen klaren Vorteil. Denn er kann sich in Sekundenschnelle einen Überblick verschaffen und findet alle notwendigen Infos zu deinem Angebot und deinen Kompetenzen auf einer Seite zusammengefasst. Die meisten Kunden haben a) überhaupt keine Lust, sich seitenlange Motivationsschreiben durchzulesen und b) auch gar keine Zeit dafür. Schon gar nicht, wenn mehrere Bewerbungen eingehen.

Keine klassische Jobbewerbung

Als selbstständige Dienstleisterin möchtest du dich außerdem vom klassischen 9-to-5 Job abheben. Wenn du mit deinen Kunden auf Augenhöhe arbeiten möchtest, macht es durchaus Sinn deine Sicht auf die Kunden- und Jobsuche zu beleuchten. Bewirbst du dich auf einen Job (und schickst deine Bewerbungsunterlagen) oder schickst du dein Angebot raus mit entsprechenden Referenzen und deinem Portfolio? Allein diese Herangehensweise ändert nicht nur dein Selbstbewusstsein, sondern schafft Wertschätzung von Anfang an.

Wie ist ein Portfolio aufgebaut?

Für den Aufbau und die Gestaltung deines Portfolios lasse deine Kreativität ruhig freien Lauf. Je mehr du dich von anderen Portfolios abgrenzt, desto wahrscheinlicher ist es, dass du deinem Kunden auffällst – im positiven Sinn. Achte aber darauf, dass es kurz und knapp ist. Am besten eine Seite (oder mehrere, wenn du mit Referenzen arbeitest) als PDF oder Website. 

Auf jeden Fall sollten folgende Elemente enthalten sein:

• Dein Name
• Deine Kontaktdaten 
• Dein Angebot
• Deine Fähigkeiten und Kompetenzen
• Referenzen
• bestenfalls noch ein professionelles Foto

Frage dich nicht nur, was du deinem Kunden bieten kannst, sondern welches Problem du für ihn löst und was er genau davon hat, mit dir zusammenzuarbeiten! 

Was ihn nicht interessiert, sind deine Schullaufbahn und ehemalige Jobs, die nichts mit deinem jetzigen Angebot oder dem, was er sucht, zu tun haben.

Wie nutzt du dein Portfolio als Virtuelle Assistenz richtig?

Viele VAs posten einfach ihr Portfolio als PDF in Facebook Gruppen. Probiere es gerne aus, aber ich habe für diese Herangehensweise noch nicht von so vielen Erfolgen gehört. 

Vielleicht hast du Glück und ein potentieller Kunde bleibt an deinem kreativ gestalteten Portfolio hängen und erinnert sich daran zurück, wenn er Unterstützung braucht (aber wie wahrscheinlich ist es, dass dieser genau dein Portfolio dann wiederfindet?) – oder er braucht durch Zufall gerade sogar Unterstützung. 

Versetze dich immer auch in die Kundenperspektive. Dein Kunde will meistens Zeit sparen. Lieber postet er selbst ein spezifisches Jobgesuch und bekommt automatisch (passende) Bewerbungen. 

Schicke dein Portfolio als PDF auf jeden Fall als Anhang mit, wenn du dich auf eine Jobanzeige meldest. Neben einer kurzen, aussagekräftigen Mail reicht das vollkommen. Lange Texte, Lebensläufe und Motivationsschreiben liest niemand mehr durch. 

Du kannst deinen digitalen Flyer auch auf deiner Website oder LinkedIn einbinden oder auf Social Media posten. 

3 Bonus Tipps

Wie versprochen, nun noch die 3 häufigsten Fehler, bei der Erstellung und Nutzung deines Portfolios.

1. Fehler

Oftmals sehe ich auf Portfolios Informationen, die vollkommen unrelevant sind. Wie zum Beispiel deine Schullaufbahn oder ehemalige Jobs. Erfahrungen, die du in deinem angebotenen Bereich gemacht hast, sind dagegen sehr wohl relevant. 

2. Fehler

Ein weiterer häufiger Fehler, den ich immer wieder sehe, sind 0-8-15 Portfolios. Wenn man sich mal etwas auf Facebook umschaut, sehen sich die meisten PDFs sehr ähnlich. So gehst du einfach in der Masse unter und dein potentieller Kunde ist schnell gelangweilt. Achte also auf Einzigartigkeit und bring deinen persönlichen Touch sowie dein Branding und dein Corporate Design mit ein. 

3. Fehler

Und der dritte Fehler ist, wie bereits erwähnt, das Portfolio einfach nur in Facebook Gruppen zu posten und dann darauf zu warten, dass die Kunden auf dich zukommen. Mit viel Glück kann das mal klappen, es ist jedoch kein nachhaltiger Weg, um gezielt und dauerhaft Kunden zu gewinnen. Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit sehr gering, dass du die Kunden anziehst, mit denen du auch zusammenarbeiten möchtest. 

Du möchtest Virtuelle Assistenz werden?

Wenn du erfahren möchtest, wie du dich als Virtuelle Assistenz erfolgreich selbstständig machen kannst, lad dir jetzt meinen kostenlosen Step-by-Step Guide herunter: