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 Vergiss den herkömmlichen Lebenslauf und das Motivationsschreiben.

In der Selbstständigkeit als Freelancerin und VA sind ganz andere Sachen von Bedeutung, um den Auftrag deiner Träume zu ergattern und mit deinen Wunschkunden zusammenzuarbeiten!

In der letzten Podcastfolge haben wir darüber gesprochen, warum der Stundensatz einer Virtuellen Assistenz nicht mit dem Gehalt eines Angestelltenverhältnisses zu vergleichen ist. 

Für mich war und ist das immer wieder ein wichtiges Thema, da ich oft zu hören bekomme, wie hoch der Stundensatz einer Virtuellen Assistentin doch ist. Solltest du die Folge noch nicht gehört haben, hole das am besten im Anschluss dieser Folge direkt nach! 

In der heutigen Podcastfolge geht es um das Thema Bewerbungen schreiben als Virtuelle Assistenz und Freelancerin. 

So bewirbst du dich richtig auf Jobs als Virtuelle Assistenz

Ich weiß nicht, wie es dir geht, aber ich hab es früher immer gehasst, mich auf neue Jobs zu bewerben. Hatte eigentlich schon vorher keine Lust mehr auf die “neue Herausforderung“. 

Ist das für dich bisher auch ein leidiges Thema gewesen? Dann hab ich gute Neuigkeiten für dich: Ab heute musst du keine einzige herkömmliche Bewerbung mehr schreiben!

Sicherlich hast du in deinem Leben schon die ein oder andere Bewerbung geschrieben und jedes Mal unglaublich viel Zeit und Muse da rein gesteckt.

Jedes Mal muss das Anschreiben abgeändert und angepasst werden, damit es genau auf die Stellenanzeige passt – und ich weiß nicht, wie es dir bislang ging – aber ich saß jedes Mal vor dem Anschreiben und dachte mir, was lasse ich mir jetzt wieder Gutes einfallen, warum ich unbedingt diesen Job haben will – den ich eigentlich gar nicht will. 

Ja, warum bewerbe ich mich wohl, weil ich den Job brauche, um Geld zu verdienen. Sicher nicht, weil ich mich so verbunden mit dem Unternehmen fühle oder mir nichts Schöneres vorstellen kann, als von früh bis abends für einen Arbeitgeber zu arbeiten und am Ende des Tages total erschöpft das Büro zu verlassen, um am nächsten Tag wieder genau das gleiche zu tun. 

Mit dieser Ehrlichkeit werde ich sie bestimmt von mir überzeugen…

Ich weiß nicht wie es dir geht, aber ich hab mich damals immer gefühlt wie eine Schauspielerin wenn ich in Bewerbungsgesprächen saß oder einfach ganz normal auf der Arbeit war. Gut gelaunt sein, voll engagiert und motiviert, obwohl ich eigtl hätte kotzen können. 

Mit diesem Gedanken konnte ich mich noch nie identifizieren, denn schon seit meines ersten Praktikums hab ich gedacht: Wenn mein Studium zu Ende ist, ist mein Leben vorbei.

Auch beim Lebenslauf wird einem immer gesagt, dass da ja keine Lücke drin sein darf. 

Könnte ja sein, dass man dann nicht weiß, was man im Leben möchte oder nur rumgegammelt hat. Und Pausen kommen bei den Firmen gar nicht gut an. 

Das bedeutet bestimmt du bist nicht motiviert und engagiert. 

Die Jobportale zu durchforsten, diese hochtrabenden Jobanzeigen zu lesen, mit Wörtern die ich noch nie gehört hab und mir darunter irgendwie auch nichts vorstellen konnte, um dann ganz tolle Bewerbungen zu schreiben hat mich jedes mal so viel Zeit und Energie gekostet und am Ende bekommt man oft noch nicht mal eine Rückmeldung. Danke für nichts.

Und wenn man das Glück hat zum Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden, wird man direkt mit einem Fragenkatalog bombardiert. Jetzt geht es darum, sich richtig zu verkaufen. 

Warum möchten Sie diesen Job haben, warum sollten wir uns für Sie entscheiden, was sind ihre Stärken, so oder so ähnlich. Diese Fragen kommen dir sicher bekannt vor. 

Let me tell you a secret: Als Virtuelle Assistenz ist Schluss damit. 

So unterscheidet sich die Bewerbung als Virtuelle Assistenz und Freelancerin

Der Bewerbungsprozess ist nämlich meist ein ganz anderer und hat eigentlich gar nichts mit einer herkömmlichen Bewerbung zu tun.

Als Virtuelle Assistenz bewirbst du dich nämlich nicht im klassischen Sinne auf ein Jobgesuch, sondern du gibst dein Angebot ab. 

Wenn dir ein Jobgesuch zusagt, dann schreibst du eine kurze Mail an den potentiellen Kunden und hängst gleichzeitig dein Portfolio mit deinem Angebot ran.

Da geht es nämlich nicht um deine vergangenen Stationen im Leben, welche Abschlüsse du hast oder wie viele Lücken in deinem Lebenslauf zu finden sind. 

Viele Unternehmer – vor allem im Online Business Bereich – interessiert das gar nicht mehr.

Im Endeffekt geht es darum, mit deinem Know How zu überzeugen, dass du die beste Wahl für den Job bist.

Den meisten Kunden ist es viel wichtiger, dass du als Persönlichkeit mit deinem Angebot zu ihm oder ihr passt. 

Da zählt viel mehr Ehrgeiz, Motivation und Eigeninitiative.

Es gibt sogar einige Kunden, die gar nicht voraussetzen, dass du schon mega viel Erfahrung in dem jeweiligen Bereich hast, sondern wollen mit dir gemeinsam wachsen und unterstützen dich dabei, dir Know How anzueignen. Besser geht’s doch gar nicht.  

Jetzt habe ich dir schon einiges zu den unterschiedlichen Bewerbungsprozessen im klassischen Bewerbungsverfahren und im Bereich der Virtuellen Assistenz erzählt.

Dein Portfolio

Vielleicht fragst du dich jetzt, alles schön und gut, aber was ist denn überhaupt ein Portfolio? 

Ein Portfolio wird häufig im Bereich der Fotografie oder im Grafik Design genutzt. Meist ist es eine Darstellung von Projekten oder Entwürfen, die deine bisherigen Arbeiten darstellen und deine Fähigkeiten zeigen. 

Das Portfolio im Bereich der Virtuellen Assistenz ist also eine Art digitale Visitenkarte oder Flyer mit Infos zu dir, deiner Arbeit, deinen Fähigkeiten und deinen Referenzen. So kann der Kunde auf den ersten Blick erkennen, welche Dienstleistung du anbietest und ob dein Stil zu ihm passt.

Eine Angebotsversendung mit Portfolio hat für dich als Virtuelle Assistenz, aber auch für den Kunden einige Vorteile. Denn du präsentierst deine Infos übersichtlich und erleichterst deinem potentiellen Kunden, Informationen über dich einfach und auf einen Blick zu erfassen.

Mit einem individuellen Portfolio bleibst du viel besser im Gedächtnis. Du verkaufst quasi dein Angebot, also deine Dienstleistungen und Kompetenzen mit einer übersichtlichen Präsentation (wobei da meist ein A4 PDF ausreicht)

Dadurch zeigst du eine strukturierte Arbeitsweise und eine klare Abgrenzung zum 9to5 Job.

Da ist es erstmal zweitrangig, welche Abschlüsse du hast oder wo du schon überall gearbeitet hast. 

Mit deinem Portfolio kannst du deinem Kunden erstmal alle wichtigen Infos von dir geben, ohne direkt mit einer professionellen Webseite zu starten. Der Bau einer Webseite nimmt meistens ziemlich viel Zeit in Anspruch und wenn sie fertig ist kommt ehrlich gesagt eh niemand auf deine Website am Anfang. Nur wenn man wirklich die URL eingibt, wird man sie finden – und dazu muss man dich erstmal kennen.

Zu Beginn ist es viel wichtiger, erstmal sichtbar zu werden und dazu reicht dein Portfolio allemal.

So sollte dein Portfolio aufgebaut sein

Kommen wir mal dazu, welche Informationen denn alles in dein Portfolio gehören.

Der Aufbau und die Gestaltung liegen ganz in deiner Hand. Da ist deiner Kreativität keine Grenze gesetzt. Je besser du dich von anderen Portfolios abhebst, desto wahrscheinlicher ist es auch, dass du bei deinem potentiellen Kunden positiv auffällst und in Erinnerung bleibst. 

Übersichtlichkeit

Wichtig ist allerdings, dass dein Portfolio kurz, knapp und übersichtlich ist. Also kein ganzer Katalog, sondern vielmehr 1-2 Seiten. Gerne auch mit Referenzen deiner bisherigen Arbeiten oder früherer Kunden. 

In dein Portfolio gehört auf jeden Fall dein vollständiger Name, deine Kontaktdaten, also Telefonnummer, E-Mailadresse oder wie dich Kunden eben am besten erreichen können.

Dein Angebot

Ganz wichtig ist natürlich dein Angebot. Welche Dienstleistungen bietest du an? Die kannst du gerne aufzählen und näher erläutern, damit der Kunde weiß was er sich darunter vorstellen kann bzw. was du in diesem Bereich genau übernimmst. 

Am besten zählst du deine Dienstleistungen mit Überbegriffen auf, sonst wird es vermutlich zu viel Information und Durcheinander werden. 

Fähigkeiten & Soft Skills

Außerdem solltest du natürlich deine Fähigkeiten und Kompetenzen erwähnen. Schließlich is es das, was der Kunde neben deinen Dienstleistungen bucht und welchen Mehrwert du zusätzlich mitbringst.

Zu deinen Fähigkeiten gehören auch Dinge, wie die Soft Skills, wie zum Beispiel Zuverlässigkeit, Humor oder Pünktlichkeit. 

Referenzen

Was natürlich Pluspunkte in Sachen Vertrauen bringt ist, wenn du bereits erste Referenzen erhalten hast. Daran kann der Kunde erkennen, dass du schon erste Aufträge erledigt hast und sieht, dass die bisherigen Kunden zufrieden mit dir waren. Das schafft Vertrauen, ist aber keine Grundvoraussetzung (wie damals die Arbeitszeugnisse z.B.)

Foto

Wenn du on top noch ein professionelles Foto von dir hast, dann ist dein Portfolio schon sehr gut aufgebaut. 

Achte bei deinem Foto darauf, dass du gut zu erkennen bist und es eine sehr gute Ausleuchtung und Qualität hat. 

Ein Foto, welches du zum Beispiel aus einem anderen herausgeschnitten hast, solltest du lieber sein lassen.

Es muss allerdings auf gar keinen Fall das klassische Bewerbungsfoto vom Fotografen sein. Es soll einfach authentisch und natürlich sein und zu dir passen. So wie du eben bist. Verstelle dich dabei auf keinen Fall. 

So nutzt du dein Portfolio

Es gibt nun unterschiedliche Möglichkeiten, wie du dein Portfolio nutzen kannst, um auf dich aufmerksam zu machen. Eine Möglichkeit ist es, dein Portfolio in spezielle Facebook Gruppen für VAs zu stellen. Es gibt einige Gruppen, wo täglich Jobgesuche inseriert werden. 

Wenn dich ein Job interessiert, dann poste gerne dein Portfolio dazu. Probiere das einfach mal aus. Vielleicht hast du Glück und ein potentieller Kunde bleibt an deinem kreativ gestalteten Portfolio hängen und erinnert sich daran, sobald er Unterstützung benötigt und kommt auf dich zu. 

Meiner Erfahrung nach ist der Wettbewerb in diesen VA Jobs FB Gruppen sehr hoch und die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde in der Vielzahl von Bewerbern genau auf dein Portfolio stößt, eher gering. Noch dazu muss er dich erstmal wieder finden, wenn er wirklich auf dich zurückkommen möchte. Das ist eher unwahrscheinlich.

Mein Tipp ist: Versetze dich in die Kundenperspektive. Die meisten Kunden wollen Zeit sparen und nicht stundenlang durch Facebook Gruppen scrollen, um nach passenden VAs zu suchen.

Deshalb: Vermarkte dich selbst. Nimm deine Kundengewinnung selbst in die Hand und verlasse dich nicht darauf, einfach nur irgendwo dein Portfolio reinzuposten, dich zurückzulehnen und zu warten.

Deine Website

Solltest du schon eine Webseite haben, kannst du dein Portfolio auch gerne auf der Webseite bereitstellen. Am besten als PDF zum einfachen Download. Der Kunde kann dann dein Portfolio direkt herunterladen oder ausdrucken und zu gegebener Zeit wieder auf dich zukommen.

Jedoch sollten die Informationen auf deinem Portfolio grundsätzlich auch auf deiner Website zu finden sein. Denn im Grunde ist deine Website nichts anderes, als dein digitales Aushängeschild, genauso wie dein Portfolio.

Wie du merkst, gibt es da einige Möglichkeiten, wie du auf dich und dein Angebot aufmerksam machen kannst.

Finde am besten für dich heraus, mit welcher Strategie du gut fährst. Hier lautet die Devise „probieren geht über studieren“.

Denn natürlich hängt der Erfolg jeder Strategie auch von anderen Faktoren ab: wie viel Angebot und Nachfrage gibt es hier zB? Wie klar hast du dich positioniert? Wirkt dein Auftreten Professionell?

3 Fehler, die du unbedingt vermeiden solltest

Auch beim Erstellen deines Portfolios schleichen sich immer wieder Fehler ein, die du von vorne herein vermeiden kannst. 

Deshalb möchte ich dir abschließend noch 3 häufig gemachte Fehler mit auf den Weg geben, die du nach dieser Folge auf jeden Fall vermeiden kannst und deinen Mitbewerbern dadurch ein ganzes Stück voraus bist. 

1. Fehler

Ich sehe immer wieder Portfolios, die mit Informationen vollgestopft sind, die vollkommen irrelevant sind, wie beispielsweise die komplette Schullaufbahn oder die bisherigen Jobs. 

Wie ich schon gesagt habe, interessiert das die meisten Kunden nicht. Was zählt sind deine Erfahrungen und deine Referenzen. Falls es einen Kunden doch interessiert, was du bisher gemacht hast, dann wird er dich direkt fragen. Aber verabschiede dich von dem Gedanken, dass du nur mit einem lückenlosen Lebenslauf überzeugen kannst.

Ist es nicht am Ende unter anderem auch ein Grund, warum du dich vielleicht für die Virtuelle Assistenz entschieden hast? Vielleicht weil du gerade ausbrechen willst aus deinem bisherigen Leben und diesem System in dem du bisher warst? 

2. Fehler

Ein weiterer häufig gemachter Fehler ist, dass dein Portfolio kein Unikat ist. 0815 kann jeder. Heb dich von der Masse ab. Stich aus der Masse raus. Das weckt Interesse und bleibt in Erinnerung.

Bringe deinen persönlichen Touch und dein Branding in das Portfolio mit ein. Dadurch erinnert sich der Kunde viel schneller an dich und du kommst sofort ins Gedächtnis, wenn er einen Job zu vergeben hat, auf den du passen könntest. 

3. Fehler

Der dritte Fehler ist, wie bereits erwähnt, dein Portfolio einfach nur in Gruppen zu posten und darauf zu hoffen, dass ein Kunde dich findet. Mit viel Glück kann das schon mal passieren. Aber die wenigsten Kunden scrollen stundenlang durch Facebook-Gruppen, um die Nadel im Heuhaufen zu finden. Außerdem ist es sehr unwahrscheinlich, dass du so deinen Wunschkunden anziehst. 

Dazu solltest du dir die Frage stellen, welche Kunden du überhaupt anziehen möchtest. 

Mithilfe deines Portfolios kannst du dich klar positionieren und sprichst durch das Design und den Aufbau direkt deine Wunschkunden an. 

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Damit du endlich dein Licht im Leben leben kannst und deinen Tag so frei und flexibel gestaltest, wie du es verdienst.